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Datenschutzinformation

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Heine Center for Artificial Intelligence and Data Science der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.uni-duesseldorf.de

1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung im HeiCAD
Prof. Dr. Martin Mauve
Heine Center for Artificial Intelligence and Data Science (HeiCAD) 
der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1, Geb.25.12.02 Raum 41
D - 40225 Düsseldorf
mailto: mauve@hhu.de

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail:
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des HeiCAD sowie zu den Zwecken der Verarbeitung
Im Rahmen Organisation und Durchführung von Workshops und Veranstaltungen des HeiCAD an der
HHU werden zu verschiedenen Zwecken personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.
Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:

  1. Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation der Veranstaltung:
    Bei der Anmeldung werden von Ihnen Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Institut / Fachabteilung und Institutsadresse, Essenswünsche, ggf. Betreuer gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln und für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung.
  2. Nur bei Online-Veranstaltungen: Für die Durchführung der virtuellen Veranstaltungen nutzen wir das Videokonferenzsystem der Firma Cisco (Webex). Bei deren Nutzung werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und Ihr Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Genaueres können Sie der folgenden Datenschutzerklärung https://wiki.hhu.de/display/HHU/Information+zur+Verarbeitung+von+personenbezogenen+Daten+bei+der+Nutzung+von+Cisco+WebEx entnehmen. Informationen zu Webex von Cisco finden Sie hier https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html.
  3. Wir führen Ihren Titel, Vornamen und Namen in einer Teilnehmerliste.

Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen:

  1. Wenn wir Sie als Dozent:in zu der Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten bei Ihrer Zustimmung wie folgt:
    1. Wir nehmen Ihren Titel, Vor- und Nachnamen in das Programm auf.
    2. Das Programm wird im Anschluss an die Veranstaltung in unsere Rechenschaftsberichte aufgenommen unserem Geldgeber, vorgelegt
    3. Das Programm der Veranstaltung wird über den Internet-Auftritt der HHU veröffentlicht.

Für statistische Zwecke werten wir Ihre Daten anonymisiert aus.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten und der Anfertigung und Veröffentlichung des Aufnahmematerials
Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit e DS-GVO i.V.m. §58 ff HG NRW.

Bei Online-Veranstaltungen gilt zusätzliche das folgende: Mit dem Einschalten des Buttons „Ich stimme zu“ drücken Sie konkludent Ihre Einwilligung an der Teilnahme und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus. Der Umfang der Teilnahme an der Veranstaltung obliegt Ihrem Ermessen. Mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons willigen Sie konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Die Teilnahme an der Veranstaltung sowie das Einschalten der Kamera und des Mikrofons erfolgen freiwillig. Es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie diese Teilnahmeformen nicht wählen.

4. Übermittlung personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir mit Ausnahme des Betreibers des Anmeldetools und der genannten Videoplattform nicht an Dritte.

Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.

Für die Anmeldung von Veranstaltungen nutzen wir den Cloud-basierten Dienst Machform des in Indonesien ansässigen Unternehmens Appnitro Software, deren Data Center sich in der EU und den USA befinden. Es ist nicht ausgeschlossen, dass dabei die Verarbeitung der von Ihnen erfassten Daten auch in Ländern erfolgt, die kein der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau haben. Bei der Nutzung dieses Dienstes werden die Daten, die Sie bei der Anmeldung angeben, verarbeitet. Genaueres können Sie den Informationen von Appnitro zum Datenschutz auf www.machform.com/gdpr/ und www.machform.com/privacy-policy/  entnehmen.

Nur bei Online Veranstaltungen gilt außerdem das folgende: bei der Plattform der Videokonferenz handelt es sich um Webex (s. https://wiki.hhu.de/display/HHU/Information+zur+Verarbeitung+von+personenbezogenen+Daten+bei+der+Nutzung+von+Cisco+WebEx ), das von der Firma Cisco zur Verfügung gestellt wird. Dieses Unternehmen hat Zugriff auf Ihre Daten. Da es sich um eine amerikanische Firma handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Ergänzende Informationen sind der Datenschutz-Policy von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. von ZOOM https://zoom.us/de-de/privacy.html zu entnehmen.

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung
Die personenbezogenen Daten werden 10 Tage nach Anmeldeschluss in der Anwendung bei der Firma appnitro gelöscht. Die Daten werden zwei Jahre nach Ende der Veranstaltung auf den Systemen der HHU gelöscht.

6. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU und das HeiCAD veröffentlichten Fassung.

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